Bestätigung von Belegen

Nach erfolgtem Import werden die neuen Belege im Bereich 'Unbestätigte' mit einem vollen blauen Punkt angezeigt. Die smarte Texterkennung liest automatisch den Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer sowie das Belegdatum aus und erkennt die Währung. Diese Informationen sollten aufgrund der Wichtigkeit für die weitere Verwendung kurz überprüft und gegebenenfalls manuell korrigiert werden.

Auch muss der Kontakt hier einmalig manuell erfasst werden. Dazu kann direkt der Namen des Kontaks in das Feld 'Kontakt' getippt oder in dem PDF markiert und dann über die rechte Maustaste 'Auswahl als Kontakt übernehmen' ausgewählt werden. Bei weiteren Belegen desselben Kontakts wird dieser dann ebenfalls automatisch von Receipts erkannt.

Des Weiteren kann hier der Beleg einer individuellen Kategorie zugeordnet werden, die im Feld 'Kategorie' erfasst wird. Die Kategorie wird dann immer dem zuvor erfassten Kontakt zugeordnet. Bereits erfasste Kategorien werden im Dropdown-Menü angezeigt und können so auch für andere Kontakte ausgewählt werden.

Der Beleg kann ebenfalls mit einer durchsuchbaren Notizen versehen werden. Auch hier kann eine Markierung im Text vorgenommen und dann über die rechte Maustaste 'Auswahl zu Notiz hinzufügen' die Notiz erweitert werden.

Beträge von Belegen, die nicht in der Standardwährung vorliegen, werden automatisch zum Tageskurs des Belegdatums umgerechnet. Der Betrag kann bei der Bestätigung oder auch später manuell abgeändert werden. Somit stehen alle Werte immer in der Standardwährung zur Verfügung und geben einen kompletten Überblick über den realen Stand der Ausgaben.

Nach dem Klick auf den 'Bestätigen und weiter'-Button ist die Rechnung abgelegt und der blaue Punkt verschwindet. Wird gleichzeitig die 'ALT' Taste gedrückt, so wird aus dem Knopf ein 'Bestätigen und bezahlt', wobei das Rechnungsdatum als Zahlungsdatum verwendet wird. Beides funktioniert auch über die Tastatur per 'CMD + RETURN'.