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Import von Belegen

Beim ersten Öffnen der App, wenn sie noch keine Belege enthält, öffnet sich ein Dialog, der Sie zum Import von Belegen auffordert, damit Sie die Funktionen von Receipts kennen lernen können.

Receipts unterstützt eine Vielzahl von Wegen, einen Beleg zu importieren.

Zum einen können Sie ganz einfach einen oder mehrere Belege in Form von Bildern, PDFs, Apple Mail, Webseiten oder Ordnern in das geöffnete Fenster der App oder auf das Programm-Icon im Dock ziehen. Zum anderen können Sie im Hauptmenü der App "Importieren" auswählen.

Andere Formate lassen sich importieren, indem Sie im Druckdialog "Save PDF to Receipts" auswählen. Ist ein Scanner angeschlossen, erscheint im Hauptmenü der Punkt "Importieren von "". Es öffnet ein Fenster, das ein direktes Scannen in die App hinein ermöglicht.

Receipts verwandelt unterschiedliche Formate in durchsuchbare PDFs und speichert diese lokal auf ihrem Rechner.

Receipts durchsucht auf Wunsch bei jedem Neustart bereits importierte Ordner auf neue Rechnungen und importiert diese dann automatisch. Wählen Sie dafür unter "Einstellungen" (⌘,) die "Überwachten Ordner" aus. So können Sie auch jederzeit Rechnungen wie gewohnt ablegen, ohne Receipts zu öffnen.

Bestätigung von Belegen

Nach erfolgtem Import werden die neuen Belege im Dialogfeld "Bestätigen" schraffiert angezeigt. Die smarte Texterkennung liest automatisch den Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer sowie das Belegdatum aus und erkennt die Währung. Diese Informationen sollten aufgrund der Wichtigkeit für die weitere Verwendung kurz von Ihnen überprüft und gegebenenfalls in dem Fenster korrigiert werden.

Auch muss der Anbieter hier einmalig manuell erfasst werden. Man kann direkt den Namen des Anbieters in das Feld "Anbieter" tippen oder den Namen in dem PDF markieren und dann über die rechte Maustaste "Markierung als Anbieter zufügen" auswählen. Bei weiteren Belegen desselben Anbieters wird dieser dann ebenfalls automatisch von Receipts erkannt.

Des Weiteren können Sie hier den Beleg einer individuellen Kategorie zuordnen, die Sie im Feld "Kategorie" erfassen. Die Kategorie wird dann immer dem zuvor erfassten Anbieter zugeordnet. Bereits erfasste Kategorien werden im Drop-Down-Menü angezeigt und können so auch für andere Anbieter ausgewählt werden.

Weiter unten im Dialog können Sie den Beleg mit suchbaren Notizen versehen. Auch können Sie eine Markierung im Text vornehmen und dann über die rechte Maustaste "Markierung als Notiz zufügen" eine Notiz erstellen.

Beträge von Belegen, die nicht in der Standardwährung vorliegen, werden automatisch zum Tageskurs des Belegdatums umgerechnet. Der Betrag kann bei der Bestätigung oder auch später manuell abgeändert werden. Somit stehen alle Werte immer in der Standardwährung zur Verfügung und geben einen kompletten Überblick über den realen Stand der Ausgaben.

Nach dem Klick auf den "Confirm und next"-Button ist die Rechnung abgelegt und wird nicht mehr schraffiert angezeigt.

Integrationen in andere Apps

GrandTotal

Um zum Beispiel eine Spesenabrechnung zu erstellen, markieren Sie zunächst in Receipts alle die gewünschten Einträge und kopieren diese dann per "Bearbeiten > Kopieren" (⌘C) in die Zwischenablage. In GrandTotal können diese Posten nun als Positionen per "Bearbeiten > Einsetzen" (⌘V) in eine Rechnung eingefügt werden. Als Titel werden der Anbietername und die Notizen übernommen.

MoneyMoney

Erkennt Receipts in einem Beleg eine IBAN und ist MoneyMoney auf demselben Rechner installiert, so wird in der Detailansicht der Knopf "Direkt bezahlen" angeboten. Nach Drücken des Knopfes wird MoneyMoney geöffnet und ein vorausgefüllter Dialog zur Durchführung einer Überweisung dargestellt. Neben MoneyMoney werden noch weitere Apps unterstützt, siehe http://www.bezahlcode.de/anwendungen/

Auswertungen / Dashboard

Im Dashboard werden Auswertungen immer dann angezeigt, wenn mehr als ein oder kein Beleg ausgewählt wurde. Die Daten dieser aktuell ausgewählten Belege oder alle Belege werden zu einer Auswertung zusammengefasst, die wie folgt aufgebaut ist:

  • Anzahl sowie Summe der Beträge, Start- und Enddatum.
  • Balkendiagramm über die Zeit im Monats- oder Jahresinterval, je nachdem was für den Zeitraum sinnvoll ist.
  • Jeweils ein Tortendiagramm zu den Kategorien und den Anbietern. Es werden bis zu 10 Segmente nach Größe absteigend sortiert verwendet, wobei gegebenenfalls das letzte Segment die Summe der verbliebenen kleineren Einträge ist.

Liegen zu wenige Werte vor, werden einzelne Diagramme ausgeblendet.

Berichte und Exportfunktion

Die Daten können in tabellarischer Form ausgedruckt oder als PDF abgespeichert werden. Dabei ist es möglich, dem Dokument einen Titel, eine Summenzeile und eine individuelle Anordnung und Beschriftung der Spalten zu geben.

Die Daten und Dateien können über die Exportfunktion sowohl als Zip-Datei als auch als Dateiordner exportiert werden. Die Originaldokumente können zusätzlich mit den gefundenen Daten angereichert werden, sodass ein Auffinden des Datums und der Beträge überflüssig ist.