Hilfe: Receipts

Erste Schritte

Mit Receipts lassen sich Belege, Umsatzsteuern und Zahlungen leicht verwalten, um bestens vorbereitet zu sein für die Buchhaltung und Steuererklärung.

Zum Importieren einfach die anfallenden Belege auf das Fenster oder das App-Icon ziehen. Das könne Dateien im Format PDF, E-Mail oder HTML (Webseiten) sowie Bilddateien z. B. im Format PNG, JPG, etc. sein.

Alle importierten Dateien werden automatisch verarbeitet und in das PDF Format umgewandelt. Wenn notwendig startet auch die Texterkennung automatisch.

Receipts erkennt nun selbständig das Belegdatum, den Betrag, die Währung, einzelne Steuern und IBANs. Sollte doch einmal ein falscher Wert verwendet worden sein, so kann dieser durch einen Klick auf die farbig hinterlegten Stellen in der Belegansicht korrigiert werden.

Werden nun Kontakt und Kategorie eingepflegt, lernt Receipts nach kurzer Zeit diese Zuordnungen ebenfalls selbständig vorzunehmen.

Wurde eine IBAN erkannt oder entsprechend zum Kontakt gepflegt kann direkt von hier eine Zahlung des Belegs über verschiedene Integrationen durchgeführt werden.

In der Seitenleiste zur linken ist ein schneller Zugriff auf verschiedene Ansichten möglich. Dieser kann über Filter und die Suche konkretisiert werden.

Die Ergebnisse erscheinen im Dashboard als Zusammenfassung und in Form von Diagrammen. Unten rechts bietet ein Icon Zugriff auf weitere Funktionen zum Drucken, Exportieren, Berichterstellung oder Umsatzsteuervoranmeldung.

Viele weitere Features erleichtern die Arbeit mit Belegen im Detail, Beschreibungen dazu finden sich in der folgenden Dokumentation und speziell in den Tipps und Tricks.

Bibliothek

Eine Receipts-Bibliothek endet auf den Namen .receipts und enthält alle Daten und Dateien. Es handelt sich um ein sogenanntes Package, das über den Finder bei Bedarf eingesehen werden kann.

Beim ersten Start muss eine Bibliothek angelegt werden. Im folgenden wird Receipts immer die zuletzt verwendete Bibliothek öffnen, allerdings nur jeweils eine Instanz.

Über das Hauptmenü können weitere Bibliotheken erstellt oder geöffnet werden. Auf diese Weise ist auch die Verwaltung mehrerer Mandaten oder geschlossener Bereiche möglich. Bibliotheken können auch direkt im Finder z. B. durch Doppelklick geöffnet werden.

Eine Erstellung von Backups z. B. durch TimeMachine ist ohne Probleme möglich und wird empfohlen.

Achtung! Eine Synchronisation ist noch nicht vorhanden, d. h. der gleichzeitige Zugriff von mehreren Rechnern auf die selbe Bibliothek ist zu vermeiden. Auch ist Vorsicht geboten, wenn die Bibliotheken ausserhalb des lokalen Speichermediums (Festplatte, SSD) verwendet wird, z. B. via Dropbox oder Netzwerklaufwerken.

Einstellungen

Die Einstellungen beziehen sich überwiegend auf die aktuelle Bibliothek und werden mit ihr abgespeichert. Zu öffnen unter Einstellungen im Hauptmenü oder CMD + ,.

Allgemein

Währung

Die Standard-Währung hat Einfluss auf die Erkennung der Beträge. Sie wird auch als Ausgangspunkt der automatischen Umrechnung von anderen Währungen genutzt.

Steuersätze

Die Steuersätze, dabei handelt es sich in der Regel um Umsatzsteuer- oder Mehrwertsteuersätze, können durch Leerzeichen getrennt angegeben werden, falls die Standardwerte nicht korrekt sind. Beispiel: 7 19

Im Benutzerinterface werden diese Steuersätze ebenfalls zur Eingabe angezeigt, sie Eingabe. Ebenso beim Export und den Berichten als Spalten angeboten.

Auch bei der Analyse spielen sie eine entscheidende Rolle, um qualitativ hochwertige Treffer zu erreichen.

Relevantes Datum

Als Standard wird das Belegdatum in Listen und Filtern angezeigt und verwendet. Allerdings ist die Praxis bei vielen Unternehmen so, dass das Datum der Zahlung relevant ist. Diese Unterscheidung spiegelt sich in den sog. Ist- und Soll-Besteuerungen wider.

Datumserkennung

Überwiegend in den USA wird bei der Darstellung des Datums der Monat vor den Tag gesetzt, was z. B. bei 03/04/2018 zu Verwirrungen führen kann. Ist nun März oder April gemeint? Aus diesem Grunde gibt es diese Einstellungsmöglichkeit, die in den USA automatisch auf den letzteren Wert gesetzt wird.

Belegnummer Vorlage und Zähler

Die Belegnummer wird automatisch vorgeschlagen und nach der Bestätigung hoch gezählt. Hier kann das Format dieser Nummer selbst bestimmt werden, indem die blau hinterlegten Platzhalter per Drag and Drop in das Eingabefeld gezogen werden. Ebenfalls kann der aktuelle Zähler eingesehen und angepasst werden.

Darstellung

Einzelne Merkmale können aktiviert und deaktiviert werden, je nach eigenem Wunsch. Dadurch wird sowohl in der Seitenleiste als auch bei der Eingabe das Layout angepasst.

Beobachtete Ordner

Um den regelmäßigen Import von Dokumenten zu vereinfachen, können Dateiordner beobachtet werden. Sobald eine neue Datei in diesem Ordner oder einem der Unterordner auftaucht, wird diese importiert, sofern es sich nicht um ein Duplikat handelt.

Während Receipts läuft, findet der Import unmittelbar statt, ansonsten beim nächsten Start der Applikation.

Die Möglichkeiten sind vielfältig und erlauben angenehme Workflows, z. B. wenn Ordner wie in iCloud oder Dropbox beobachtet werden. Ein gutes Beispiel ist die direkte Verarbeitung von Belegen über das Handy.

Dateien aus beobachteten Ordnern können auch direkt nach dem Import automatisch gelöscht werden. Diese Option ist nur in den Einstellungen möglich. Dazu muss der zu beobachtende Ordner anfänglich leer sein, damit diese Option verfügbar wird. Diese Beschränkung ist notwendig, damit nicht unbeabsichtigt ein ganzer Ordner beim Import gelöscht wird.

Die erfolgreich importierten Dateien werden in den Papierkorb bewegt. Sollte kein Papierkorb vorhanden sein, wie z. B. auf einem Netzlaufwerk, werden die Dateien in den verborgenen Ordner '.ReceiptsTrash' im selben Verzeichnis bewegt.

Siehe auch: Import von Dateiattributen

Vorlagen

Für den Export und das Online Banking können Vorlagen definiert werden, die eine individuelle Zusammenstellung der Dateinamen, der Ausdrucke und der Überweisungstexte ermöglichen.

Auf der rechten Seite befinden sich Platzhalter die mit der Maus in die entsprechenden Felder gezogen werden können. Manche Platzhalter, wie z. B. das Datum, erlauben über ein enthaltenes Menü zusätzliche Anpassungen, wie z. B. das Datumsformat.

Zwischen den Platzhaltern kann beliebiger Text eingegeben werden. Bei der Vorlage für Dateinamen bewirkt die Verwendung des /-Zeichens das entsprechende Unterordner erstellt werden.

Erinnerungen

Receipts kann in regelmäßigen Abständen an die Verarbeitung neuer Belege erinnern. Die Benachrichtigungen werden zu den entsprechenden Terminen vom Betriebssystem eingeblendet.

Onlinebanking

Für den Export im SEPA Format ist die Angabe des Namens und der eigenen IBAN notwendig. Weitere Informationen unter: Online Banking.

Aktualisierungen

In regelmäßigen Abständen wird geprüft, ob eine aktualisierte Version der Software vorhanden ist. Falls das der Fall ist, erscheint ein Fenster mit einer Information über die letzten Änderungen. Nach der Bestätigung wird die neue Version heruntergeladen, installiert und die App neu gestartet. Es wird empfohlen immer die aktuellste Version zu benutzen.

Es ist ebenfalls möglich an dem Beta Programm teilzunehmen, um aktiv zur Verbesserung des Produktes beizutragen.

Nicht vorhanden bei Installationen aus dem Apple AppStore. Dort wird die Aktualisierung durch das AppStore Programm durchgeführt.

Import

Drag and Drop

Aus den meisten anderen Programmen können Dateien oder Daten, deren Format unterstützt wird einfach durch Ziehen auf das Dock-Icon oder das Fenster von Receipts importiert werden. Das funktionier hervorragend mit Finder oder Apple Mail, aber auch vielen anderen Apps.

Auch ganze Ordner die auf die App gezogen werden, werden rekursiv mit allen Unterverzeichnissen importiert. Beim ersten Mal wird zusätzlich gefragt, ob sie beobachtet werden sollen.

Tipp Manchmal klappt das Ziehen nicht auf Anhieb z. B. bei Datei-Icons in Fenstertiteln. In so einem Fall einfach nach dem Klick einige Sekunden halten und dann mit dem Ziehen beginnen.

Dialog

Über das Hauptmenü Importieren oder über das Symbol in der Toolbar lässt sich ein Dateidialog öffnen, über den zu importierende Dateien ausgewählt werden können.

Scanner

Falls ein Scanner vorhanden ist, kann dieser über das Hauptmenü angesprochen werden. Der Dialog wird von macOS bereitgestellt. Es empfehlen sich folgende Einstellungen:

  • Typ: Farbe
  • Auflösung: 300dpi
  • Format: PNG

Gescannte Dokumente werden einzeln importiert.

Im Dialog gibt es beim Format "PDF" die Möglichkeit ein kombiniertes Dokument zu erstellen. Diese Funktion wird aktuell nicht unterstützt. In solchen Fällen empfehlen wir das Scannen zunächst mit einem externen Programm durchzuführen oder den Kauf eines Dokumentenscanners in Betracht zu ziehen.

Ordner beobachten

Dateiordner können überwacht werden, sodass bei jeder Änderung ein automatischer Import erfolgt. Mehr dazu unter Einstellungen "Ordner beobachten".

Handy

Auf Handys (iOS oder Android) gibt es zahlreiche zum Teil kostenlose Dokumentenscanner Apps, wie z. B. Scannable von Evernote ode die Dropbox App. Diese wiederum könne die Ergebnisse in geteilten Cloud Ordnern ablegen wie z. B. iCloud Drive. Wenn dieser entsprechende Ordner auf dem Receipts Rechner beobachtet wird, erfolgt der Import vollkommen automatisch.

Dieses Video wird bereitgestellt durch youtube.com

E-Mail

E-Mails lassen sich leicht durch Drag-and-drop aus dem Mailprogramm (z. B. Apple Mail, MailMate, AirMail, etc.) auf das Receipts Fenster oder Dock Icon importieren. Dabei werden diese sowohl im Original als auch in Form einer PDF Datei abgelegt und analysiert. Sollte die E-Mail allerdings bereits einen PDF-Anhang enthalten, so wird dieser importiert.

Um wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen, gibt es weiterführende Integrationen für Apple Mail und MailMate.

Drucken Dialog

Im Druckdialog ist Receipts über den "PDF" Knopf unten links integriert.

pdf-dialog@2x

Bei der Programmversion aus dem AppStore ist es aus technischen Gründen leider nötig über die Einstellungen die Integration manuell zu installieren.

Share Dialog

Aus anderen Programmen heraus kann die "Share" Funktion genutzt werden, um Dokumente in Receipts zu importieren. Der in dem Dialog eingetragene Text wird dann bei allen neu importierten Dateien in das Feld "Notizen" eingetragen.

share-window@2x

Integrationen

Für einige Apps wurden spezielle Integrationen entwickelt, um optimale Ergebnisse zu erreichen und den Workflow zu vereinfachen. Mehr dazu unter "Integrationen".

Duplikate

Um Duplikate zu vermeiden, werden Dokumente zunächst automatisch auf folgende Kriterien überprüft:

  • Erstellungsdatum der Datei
  • Größe der Datei in Bytes
  • Name der Datei

Sollte sich in der Datenbank kein Eintrag befinden auf den alle Kriterien passen wird zur Sicherheit noch ein weiterer Schritt durchgeführt. Dabei wird eine:

  • Prüfsumme (MD5) des Dateiinhalts

erstellt und diese ebenfalls mit der Datenbank abgeglichen.

Beim Import erkannte Duplikate werden nicht erneut importiert, allerdings wird der schon vorhandene Eintrag in die "Aktuelle Importe" Liste übernommen und dort mit einem Symbol markiert. Über das Kontext-Menü kann dort die ignorierte Datei im Finder angezeigt werden.

Duplikate

Liegt das Duplikat bereits ausschließlich im Papierkorb vor, so wird die Datei erneut importiert.

Beim Import durch den Hintergrund-Prozess des Beobachteten Ordners werden Duplikate aus vorherigen Importen, die sich im Papierkorb befinden, hingegen auch als Duplikate gewertet und das Dokument wird nicht erneut importiert.

Eine Prüfung auf Duplikate kann nur auf Basis der Gleichheit der Daten erfolgen, nicht allerdings auf Basis der Gleichheit der Inhalte. Das heißt, wenn mehrmals dasselbe Dokument fotografiert oder gescannt wurde, dann ist der Inhalt gleich, allerdings sind es die resultierenden Dateien nicht.

Dokumente

Intern werden alle Dokumente als durchsuchbare PDF Dateien abgelegt. Wann immer möglich wird auch die Originaldatei oder der Verweis der Ursprungsdatei kopiert.

Analyse des Inhalts

Automatisch erkennt Receipts Inhalte die eine bestimmte Form haben und trägt die plausibelsten Werte in die entsprechenden Felder ein, diese sind:

  • Belegdatum (Datum)
  • Gesamtbetrag und Steuern (Geldbeträge)
  • Bankverbindungen (IBAN)

Sollten nicht die korrekten Werte eingetragen worden sein, so lässt sich dieses schnell korrigieren indem auf die im Dokument durch verschiedene Farben hervorgehobenen Fundstellen geklickt wird. Bei halten der ALT Taste ist es möglich auf diese Weise auch die Steuerbeträge zu setzen.

Klassifizierung

Zwischen den Dokumenten werden gemeinsame Merkmale gesucht, die nach einer Weile dazu führen, dass Kontakte automatisch neuen Dokumenten zugeordnet werden können. Sollte zu dem Kontakt auch nur eine Kategorie verwendet worden sein, so wird auch diese gesetzt.

Dateiformate

Folgende Formate und Typen werden unterstützt:

  • PDF: PDF
  • Bilder:JPG, PNG, TIFF
  • E-Mails: EML, EMLX
  • Webseiten: HTML
  • Scanner: Siehe PDF und Bilder

Dateiattribute

Beim Import werden neben dem Dateinamen als Titel auch die Schlagwörter / Tags und Kommentare (als Notiz) der Dateien und der übergeordneten Ordner übernommen. Auf diese Weise lassen sich bequem automatisiert einige Attribute schon auf Dateiebene mittels Finder festlegen. Das ist besonders nützlich im Zusammenspiel mit den beobachteten Ordnern.

Texterkennung (OCR)

Receipts kann selbstverständlich auch Text aus Scans erkennen und verarbeiten. Dabei wird aus der Bilddatei automatisch ein durchsuchbares PDF erstellt, das dann in der Bibliothek abgelegt wird.

Um optimale Ergenisse zu erreichen, empfiehlt es sich mit mindestens 300 DPI zu scannen. Ansonsten gilt die Devise, je höher die Auflösung, desto besser für die Texterkennung.

Bei größerem Aufkommen von Dokumenten ist z. B. ein ScanSnap Gerät besonders zu empfehlen. Aber auch mobile Geräte bieten schon sehr gute Dokumentenscanner an.

Hinweis Bei der Erkennung von Texten durch OCR kommt es naturgemäß leider häufiger zu kleinen Abweichung zum Inhalt. Zum Beispiel ist es schwierig für OCR den Unterschied zwischen O und 0 (Null) festzustellen. Aus diesem Grund sind die Zuordnungsraten bei den Werten und der Klassifizierung etwas schlechter, als bei elektronischen Dokumenten.

PDF Manipulation

Über das Kontext-Menü in der Dokumenten-Ansicht lässt sich das PDF nachträglich bearbeiten:

  • Seite nach links oder rechts drehen
  • Seite entfernen
  • Weiteres PDF Dokument anfügen
  • Aktuelles PDF entfernen, ein Platzhalter wird sichtbar

pdf-edit@2x

Eingabe

Einnahme oder Ausgabe

Unterscheidung, ob es sich um eine Ausgangs- oder Eingangsrechnung handelt. Bei weiteren Berechnungen z. B. im Dashboard oder Export wird für Ausgaben mit einem negativen Vorzeichen gerechnet.

Datum

Das Belegdatum des Dokuments. Im Unterschied zum Zahlungsdatum.

Tipp

  • Mit den Cursor Tasten für auf und ab kann in den Tagen "geblättert" werden.
  • Durch die Eingabe von + und - können zeitliche Abstände in Tagen angegeben werden, z. B. -2 für vorgestern oder +1 für morgen
  • Es ist nicht notwendig das komplette Datum einzugeben, so wird aus 1 der erste des aktuellen Monats und aus 1.2 der erste Februar dieses Jahres, wenn das aktuelle Datum schon hinter dem 1.2. liegt, sonst das des Vorjahres

Betrag und Umrechnung

Der Brutto-Betrag in der Originalwährung. Kann auch durch Klick gesetzt werden.

Tipp Währungen können direkt zusammen mit der Zahl eingegeben werden, z. B. $10 oder 21,34 EUR.

Liegt ein Beleg in einer Fremdwährung vor, so wird der Betrag automatisch zum tagesaktuellen Kurs des Belegdatums umgerechnet. Die Umrechnungskurse werden von der Europäischen Zentralbank bezogen.

Die Umrechnung wird unterstützt zwischen folgenden Währungen: AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, EEK, EUR, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD, ZAR

Natürlich kann der Wert von Hand angepasst werden. Evtl. nötige weitere Umrechnungen, wie z. B. die Berechnung des Netto-Betrages erfolgen dann zu dem Umrechnungskurs, der sich aus diesem Wert zum Brutto-Wert ergibt.

Steuern

In den Einstellungen können Steuersätze angepasst werden. In der Regel handelt es sich dabei um die Umsatzsteuersätze des eigenen Landes. Diese werden auch bei den Eingabefeldern dargestellt.

right Jeder Steuersatz bekommt ein eigenes Feld und abschliessend wird automatisch eine Summe gebildet. Durch Klick auf den farbig hinterlegten Satz im Eingabefeld, wird automatisch vom Brutto-Betrag der Wert errechnet. Ebenso kann auch durch ALT + Klick der Wert werden, wobei die Zuordnung zum richtige Satz intelligent durchgeführt wird.

Sollte es Probleme mit der Plausibilität der Werte geben, wird die Summe rot hinterlegt. Ein Tooltip auf diesem Feld gibt Auskunft über den Grund des Problems.

Kontakt

Hier kann zum Beispiel der Name des Lieferanten, Rechnungsausstellers oder eines Empfängers angegeben werden. Eine automatische Klassifizierung findet statt.

Tipp

Das Eingabefeld bietet einige Erleichterungen für die schnelle Eingabe:

  1. Beim Tippen wird der erste Treffer zur Vervollständigung angeboten
  2. Auch die Auswahlliste im Dropdown zeigt nur noch die Einträge an, in denen die bereits getippten Buchstaben in der gleichen Reihenfolge vorkommen
  3. Groß- und Kleinschreibung sind für die Vervollständigung nicht relevant; außerdem werden ähnliche Zeichen wie ö und o als identisch interpretiert. Zum Beispiel bu zeigt Büro an.
  4. Ein neuer Kontakt kann schnell erzeugt werden, indem dieser vollständig in das Feld eingetippt und bestätigt wird. Er kann jederzeit in der Seitenleiste wieder angepasst werden.

Kategorie

Kategorie des Belegs. Im Zusammenhang mit der Weitergabe an eine Buchhaltung vergleichbar mit Buchungskonten.

Weitere Tipps siehe Kontakt

Schlagwörter

Schlagwörter, oder englisch "Tags", dienen dazu einem Beleg mehrere Merkmale zuzuweisen. Neue Schlagwörter einfach Eintippen und bestätigen. Bereits vorhanden werden zur Vervollständigung angeboten.

Notiz

Hier können Bemerkungen zum Dokument hinterlegt werden.

Zahlung

Das Datum der Zahlung. Siehe auch "relevantes" Datum

IBAN und Online Banking

Die in Receipts gepflegten Daten zu Betrag, IBAN und Kontakt können genutzt werden, um Banküberweisungen zu erstellen.

Titel

Der Titel dient zur allgemeinen kurzen Beschreibung des Belegs. Beim Import wird hier der Name der Originaldatei eingefügt.

Belegnummer

Die Belegnummer dient zur Identifizierung des Belegs in der Buchhaltung. Falls dieses Feld bei der Bestätigung leer ist, wird es automatisch mit einem sich selbst hochzählenden Wert gesetzt. Dieser Zähler kann in den Einstellungen definiert werden. Ansonsten bietet es sich an die Rechnungsnummer des Belegs zu setzen, dieses geht besonders einfach indem der Text der Nummer in der Vorschau markiert wird und anschliessend über das Kontextmenü gesetzt wird.

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Bestätigung

Viele Werte werden bereits automatisch gesetzt, aber eine Sichtung und Bestätigung der Inhalte ist notwendig und wird hier durchgeführt. Anschließend wird das nächste unbestätigte Dokument ausgewählt, sodass die Abarbeitung mehrerer Belege einfach ist.

Tipp Wenn bei der Bestätigung die ALT Taste gedrückt ist, wird automatisch das aktuelle Datum als Zahlungsdatum gesetzt. Das funktioniert sowohl in Kombination mit CMD + RETURN als auch mit einem Mausklick.

Organisation

Suche und Filter

Die übergeordnetste Eingrenzung der dargestellten Dokumente erfolgt über die Auswahl in der Seitenleiste.

Diese kann weiter eingegrenzt werden durch das Setzen eines Filters im mittleren Bereich des Fensters.

Im Fenster oben rechts befindet sich das Suchfeld, dort können durch Leerzeichen getrennt Teilbegriffe angegeben werden. Zusätzlich gelten folgende Regeln gelten:

  • Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.
  • Mehrere Teilbegriffe werden durch UND verknüpft, d. h. nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, kommt es zum Treffer.
  • Es wird in Wörtern gesucht, d. h. bei der Suche nach rechnung wird auch Rechungsbetrag gefunden.
  • Es werden die Inhalte der Dateien, Titel-, Notiz-, Kontakt- und Kategorie-Feld durchsucht.
  • In Anführungszeichen " gesetzte Ausdrücke werden als ganzes gefunden, z. B. "vat number".
  • Vorangestelltes - schließt entsprechende Treffer aus, z. B. -haus.
  • Vorangestelltes $ oder category sucht Treffer in Kategorien, z. B. $internet oder category:internet.
  • Vorangestelltes @ oder contact sucht Treffer in Kontakten, z. B. @telekom oder contact:telekom.
  • Vorangestelltes # oder tag sucht Treffer in Schlagwörtern, z. B. #privat oder tag:privat.

Seitenleiste

Die Seitenleiste dient zum schnellen eingrenzen von Einträgen anhand ihrer Merkmale.

Alle

Über die Seitenleiste erfolgt der schnelle Zugriff auf die Inhalte. Unter Alle sind alle Einträge sichtbar, die nicht im Papierkorb sind.

Unbestätigt

Zunächst sind alle importierten Dokumente unbestätigt, d. h. die automatisch erkannten Merkmale sollen geprüft und ergänzt werden. Mehr dazu sie unter Eingabe / Bestätigung.

Nicht bezahlt

Belege mit ausstehenden Zahlungen.

Markiert

Einträge können auch mit einem Stern markiert werden, z. B. um noch ausstehende Ergänzungen zu erinnern oder eine besondere Wichtigkeit darzustellen. Durch CMD + L lassen sich die Markierungen per Tastatur wechseln.

Ohne Anhang

Belege zu denen das Dokument / PDF fehlt, z. B. nach Import aus MoneyMoney oder Erstellen eines leeren Eintrages. Belegdateien können einfach ergänzt werden, indem diese per Drag and Drop auf den Platzhalter Bereich gezogen werden.

Aktuelle Importe

Die letzten Importe der 24 Stunden vor dem letzten importierten Dokument. Über das Kontext-Menü kann die Liste geleert oder auf die beschriebene 24h Ansicht gesetzt werden.

Papierkorb

Bevor ein Eintrag endgültig gelöscht wird, landet er im Papierkorb. Ist ein Eintrag irrtümlich hier gelandet, kann er wiederhergestellt werden.

Wird der Papierkorb geleert, z. B. via Kontext-Menü, so werden die Daten auch physikalisch gelöscht. Ebenso werden Dateien gelöscht die keinen Verweis mehr haben, wie zum Beispiel nach PDF Manipulationen. Eine Wiederherstellung ist danach nicht mehr möglich.

Journal

Im Journal werden Dokumente nach zeitlichen Kriterien angezeigt. Dabei ist das relevante Datum je nach Einstellung das Beleg- oder Bezahldatum. Die oberste Ebene bilden die Jahreszahlen, darunter erscheint eine der folgenden Gliederungen:

  • Monate
  • Quartale
  • Semester
  • Trimester

Diese kann im Hauptmenü unter Darstellung > Journal angepasst werden.

Besonders nützlich bei der Eingrenzung der Auswertung.

Kontakte, Kategorien und Schlagwörter

Die Gliederung der Belege nach den entsprechenden Kriterien.

Tipp Durch markieren und anschliessendes ziehen mehrerer Einträge auf einen Kontakt, eine Kategorie oder ein Schlagwort in der Seitenleiste, werden diese Werte in den Einträgen gesetzt.

Archivierung

right Kontakte, Kategorien und Schlagwörter lassen sich archivieren. Damit werden sie entweder ausgeblendet oder grau dargestellt, je nachdem welchen Zustand das Auge-Symbol am Fuß der Seitenleiste hat. Ansonsten bleiben sie und ihre Beziehungen vollständig erhalten, nur die Übersichtlichkeit in der Seitenleiste wird verbessert.

Listen

right In der Liste werden die Einträge angezeigt. Durch Öffnen des Kontext-Menüs eines oder mehrerer Einträge können verschiedene Funktionen ausgeführt werden. Wird bei geöffnetem Menü die ALT Taste gedrückt können auch die Speicherorte der Dokumente eingesehen werden.

Tipp Durch Ziehen eines oder mehrerer Einträge auf den Finder werden Kopien der entsprechenden PDF Dateien erzeugt. Das funktioniert auch mit vielen anderen Applikationen und auch per Kopieren und Einfügen.

Es kann zwischen zwei Ansichten gewechselt werden, sowohl über das Menü Ansicht als auch in der Toolbar:

Darstellung: Liste seitlich

In dieser Darstellung wird das Datum, der Betrag in der Standard-Währung und darunter ggf. der Originalbetrag in einer anderen Währung. Unten links erscheint der Name des Kontaktes, falls vorhanden.

Darstellung: Liste oben

Eine klassische Ansicht in Form von Spalten. Die Sortierung kann durch Klick auf die Spaltentitel geändert werden. Über das Kontext-Menü der Spaltentitel können weitere Spalten ein- oder ausgeblendet werden.

Auswertung und Verarbeitung

Für alle folgenden Arten der Auswertung gilt, sie findet jeweils mit den selektierten Einträgen statt. Das heißt mit den Einträgen einer Mehrfach-Selektion, ansonsten mit den Einträgen die durch den aktuellen Filter sichtbar sind. Trifft beides nicht zu, dann alle nicht gelöschten Einträge.

Übersicht / Dashboard

Das Dashboard gibt eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben, die mit den Belegen erfasst wurden:

  • Anzahl sowie Summe der Beträge, Start- und Enddatum.
  • Balkendiagramm über die Zeit im Monats- oder Jahresinterval, je nachdem was für den Zeitraum sinnvoll ist.
  • Jeweils ein Tortendiagramm zu den Kategorien und den Kontakten. Es werden bis zu 10 Segmente nach Größe absteigend sortiert verwendet, wobei gegebenenfalls das letzte Segment die Summe der verbliebenen kleineren Einträge ist.

Liegen zu wenige Werte vor, werden einzelne Diagramme ausgeblendet.

Export

PDF Formate

Wie auch beim Drucken und den Berichten kann zwischen der formatierten Ausgabe und der normalen gewählt werden. Zusätzlich kann pro Eintrag eine eigene PDF Datei erzeugt werden, wobei der Name über eine entsprechende Vorlage anzupassen ist, oder als ein kombiniertes PDF das alle Dokumente enthält. Ebenso könne die Details für die formatierte Ausgabe in den Einstellungen festgelegt werden.

Microsoft Excel

Daten werden in Spaltenform als Excel Datei exportiert. Wahlweise mit einzelnen Datenblättern pro Kategorie. Auch kann gewählt werden, ob das Vorzeichen entsprechend den Ein- und Ausgaben angezeigt werden soll, sodass die Summenformeln sinnvolle Ergebnisse erbringen.

CSV

Das universelle Format, das von allen Tabellenkalkulationen verstanden wird.

DATEV

Erstellt eine ZIP Datei die zum Import von Belegen und deren Werte wie Datum, Betrag, Währung und Kontakt, in das Produkt DATEV Unternehmen online geeignet ist.

Dieses Video wird bereitgestellt durch youtube.com

Receipts ist keine Buchhaltung, d. h. die Zuordnung zu den Buchungskonten etc. muss noch aufseiten der Steuerberatung durchgeführt werden.

JSON

Ein ausführliches Datenformat, das hauptsächlich für die Weiterverarbeitung in selbstentwickelten Programmen oder Skripten verwendet wird. Siehe dazu auch die API Schnittstelle.

Spalten

Die Spalten für den Export zu Excel und CSV können angepasst werden:

  • Ein- und Ausblenden über die Checkbox
  • Umbennen durch Drücken auf den Namen
  • Umsortieren durch Ziehen der Namen

Berichte

Einträge werden tabellarisch zum Drucken oder Speichern als PDF vorbereitet. Das Dokument kann mit einem Titel versehen werden. Weitere Einstellungen sind möglich wie die Konfiguration der Spalten. An das Dokument können die Belege in einfacher oder formatierter Form angehängt werden.

Drucken

Es kann wie oben genannt die aktuelle Auswahl oder das einzelne Dokument gedruckt werden. Dabei ist zu unterscheiden zwischen einem normalen Drucken CMD + P und einem formatierten Drucken CMD + ALT + P, bei dem zusätzlich Angaben zum Inhalt ausgegeben werden. Details dazu unter Export / PDF.

Teilen / Sharing

Über die Toolbar ist es möglich das "Sharing" Feature von macOS zu nutzen und Dokumente zu anderen Programmen zu schicken. Ebenso ist es möglich Dokumente aus anderen Programmen an Receipts zu schicken, siehe Import / Sharing

Umsatzsteuervoranmeldung

Die Anbindung an die Steuererklärung.app ermöglicht die einfache Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung in Deutschland. Mehr dazu unter Integration Steuererklärung.app.

Integration mit anderen Anbietern

Häufige Abläufe werden durch die Integration mit Software und Diensten anderer Hersteller vereinfacht und möglich gemacht.

Logo GrandTotal (Ausgangsrechnungen)

Die Anbindung an das Rechnungsprogramm GrandTotal bietet eine sehr einfache Möglichkeit, um aus den mit Receipts erfassten Belegen eine Rechnung zu erstellen, z. B. eine Spesenabrechnung oder Aufwendungen (s.u.)
Ebenso können Rechnungen aus GrandTotal in Receipts importiert werden, um die Einnahmen Seite besser abzubilden.

Import von GrandTotal Rechnungen

Es gibt mehrere Wege, um Rechnungen die mit GrandTotal erstellt wurden in Receipts zu importieren:

  1. Im Hauptmenü von Receipts Dateien > Importieren von GrandTotal wählen. Alle Rechnungen werden importiert, bereits vorhandene Rechnungen werden aktualisiert, wenn nötig.
  2. Im Hauptmenü von GrandTotal Dateien > Senden an > Receipts auswählen. Im folgenden Dialog den Zeitraum wählen und bestätigen.
  3. Einträge in GrandTotal markieren und dann per Drag and Drop zu Receipts ziehen.

Receipts Einträge in GrandTotal verwenden / Spesenabrechnung

Dazu werden in Receipts die gewünschten Einträge markiert und mittels CMD + C oder über das Menü unter Kopieren kopiert. In GrandTotal können dann in der Posten Ansicht einer neuen Rechnung die Werte eingefügt werden.

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Logo Umsatz Programm

Die Anbindung an das Umsatz Programm ermöglicht eine einfache Buchhaltung.

Im Umsatz Programm wird die Übernahme der Daten und Dokumente über den Punkt "Posten importieren" ausgeführt. In dem dann erscheinenden Dialog kann der Zeitraum und einige weitere Modalitäten eingestellt werden. Nach dem Klick auf "Importieren ..." startet der Vorgang.

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Logo Steuererklärung.app

Die Anbindung an die Steuererklärung.app ermöglicht die einfache Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung in Deutschland. Voraussetzung ist, dass das Programm über den AppStore gekauft und installiert wurde.

Screenshot

Im Dashboard erscheint neben "Bericht" und "Exportieren" der Knopf "Umsatzsteuervoranmeldung", sofern die Steuererklärung.app auf demselben Rechner installiert ist.

Dieser Knopf öffnet die Steuererklärung.app und trägt die angefallene Umsatzsteuer in die entsprechenden Stellen im Formular ein:

Screenshot

Des Weiteren wird der Zeitraum erkannt und ebenfalls in dem Formular angegeben.

Weitere Felder müssen ggf. noch von Hand ausgefüllt werden, damit die Daten ans Finanzamt gesendet werden können. Bei inhaltlichen Fragen hilft der eigene Steuerberater sicher gerne weiter.

Logo ScanSnap

Besonders gute Ergebnisse sind mit einem Dokumentenscanner wie ScanSnap der Herstellers FUJITSU zu erreichen. Dort ist die Verwendung der hauseigenen OCR Software Abbyy Fine Reader empfohlen.

Das folgende Video zeigt, wie Receipts direkt in ScanSnap Home eingebunden werden kann.

Dieses Video wird bereitgestellt durch youtube.com

Dieses Video zeigt die Einbindung in den älteren ScanSnap-Manager:

Dieses Video wird bereitgestellt durch youtube.com

Tipp Soll die erzeugte Datei direkt nach dem Import wieder gelöscht werden, so sollte der Dateiname mit ReceiptsMove- beginnen.

Dazu bei den Einstellungen des ScanSnap-Profils unter "Save" den Punkt "File Name Format" auswählen. Dort unter "Custom File Name" dann ReceiptsMove- eingeben.

Logo Apple Mail

Siehe auch Import E-Mail

Bei häufig wiederkehrenden E-Mails kann dieser Vorgang automatisiert werden. Dazu lassen sich über "Einstellungen" neue "Regeln" in Apple Mail erstellen, z. B. eine die nach "Ihre Rechnung von Apple" im Betreff schaut. Als "Aktion" kann dann "AppleScript ausführen" und "Send to Receipts" gewählt werden.

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Sobald nun eine E-Mail eintrifft, die auf diese Regel passt wird, Receipts zum Import aufgerufen. Enthält die E-Mail kein PDF als Anhang, wird der Inhalt der E-Mail in ein PDF umgewandelt und in Receipts gespeichert, was z. B. bei iTunes und Google Play Rechnungen nützlich ist.

Dieses Video wird bereitgestellt durch youtube.com

Bei der Programmversion aus dem AppStore ist es aus technischen Gründen leider nötig über die Einstellungen die Integration manuell zu installieren.

Logo Mailplane / Gmail

Für Freunde von Google Mail (Gmail) ist Mailplane das perfekte Werkzeug. Leider ist Drag and Drop in Gmail nur innerhalb des Fensters möglich, daher unterstützt Mailplane Receipts direkt: Dazu in eine Mail gehen und dann im Hauptmenü Ablage > Clip Speichern... (SHIFT + CMD + E) wählen. Im Fenster erscheint nun "Receipts" als ein mögliches Ziel.

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Logo MailMate

Das E-Mail-Programm MailMate kann wie jedes andere Mailprogramm durch Drag and Drop oder das Einrichten von Regeln verwendet werden. Zusätzlich dazu bietet MailMate allerdings noch eine Bundle, dass die Anbindung an Receipts vereinfacht:

mailmate-settings@2x

Logo MoneyMoney

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Das Programm MoneyMoney ist auf mehrere Weisen mit Receipts verbunden:

  1. Bezahlen: Rechnungen können direkt aus Receipts mit MoneyMoney bezahlt werden.
  2. Platzhalter: Buchungen aus MoneyMoney können durch Drag and Drop direkt in Receipts importiert werden. Dabei werden sogenannte Platzhalter erzeugt, diese Einträge enthalten alle verwendbaren Informationen aus der Buchung außer dem Beleg selbst. Dieser kann hinzugefügt werden, indem ein Dokument auf den Platzhalter Bereich gezogen wird.

Logo iFinance

Direktes Bezahlen über iFinance:

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Logo Bank X Professional

Das Programm Bank X wird ausschliesslich in der Variante Bank X Professional unterstützt.

Aus technischen Gründen steht die Nutzung auch nur zur Verfügung, wenn auch folgende Kriterien erfüllt sind:

  1. Der Betrag ist in EUR
  2. Die IBAN beginnt mit DE

Nach Starten des "Direkt bezahlen"-Vorgangs fragt ein Dialog nach dem zu verwendenden Konto in Bank X:

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Nach der Auswahl des Kontos und der Bestätigung befindet sich die angelegte Vorlage für die Überweisung unter dem Punkt Auftragsbuch:

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Und dort wiederum im Ausgangskorb:

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Logo SEPA

Das per ISO 20022 standardisierte XML Format für SWIFT/SEPA Überweisungen wird ebenfalls durch Receipts unterstützt und ermöglicht so die Verwendung in zahlreichen Programmen oder in manchen Fällen auch direkt bei der Bank.

Zur Verwendung dieses Formates ist es erforderlich, dass die Absenderdaten hinterlegt werden. Dabei handelt es sich um den Namen und die IBAN die in den Voreinstellungen angegeben werden.

Für folgende Mac Applikationen wurde die Funktion bereits getestet:

DATEV

Siehe Export DATEV

Datenschutz

Ein herausragendes Merkmal von Receipts ist der Datenschutz. Da der Ort der Speicherung der Daten ausschließlich durch den Benutzer bestimmt wird, liegt die Verantwortung damit auch komplett beim Benutzer.

Die Datenablage selbst ab Version 2.0 ist nachvollziehbar und kaum zu manipulieren, da Blockchain Technologien zum Einsatz kommen. Auch können die Daten verschlüsselt werden, wenn einem Speicherort kein ausreichendes Vertrauen entgegengebracht werden sollte.

Weitere Details in der Datenschutzerklärung.

Tipps und Tricks

Im Handbuch finden sich einige Tricks, die das tägliche Leben einfacher machen können:

Schnittstellen

Schnittstellen (API) für Entwickler u. a. mit AppleScript Unterstützung sind vorhanden. Alle Informationen und benötigten Materialien befinden sich auf GitHub.